Nakit Akış Tablolarındaki yaygın hatalar
Giriş
Nakit akışı (cash flow), tüm işletmeler için cankurtaran halatı durumundadır ve şaşırtıcı bir şekilde birçok işletme sahibi için en önemli endişe kaynağıdır. İşletme sahipleri, bilgiye dayalı stratejik iş kararları vermek için büyük ölçüde nakit akış tablolarına ve muhasebecilerinin uzmanlığına güvenirler. Bu nedenle, nakit akış tabloları doğru olmak zorundadır.
Nakit akış tabloları (cash flow statements), gelir tabloları ve bilançoların (income statements and balance sheets) yanı sıra kullanılan üç temel finansal tablodan biridir. Bununla birlikte, bir kuruluşa giren ve çıkan nakit tutarını özetlediği için nakit akış tablosunun en kritik olduğu iddia edilebilir. Hatalar, bir işletme için yıkıcı olabilecek yanlış kararlar verilmesine neden olabilir.
Muhasebe uzmanları, yalnızca nakit akışı hatalarından kaçınmak için değil, aynı zamanda müşteriler için nakit akışını en üst düzeye çıkarmaya yardımcı olmak için doğru araçlara ve kaynaklara sahip olmalıdır.
Öyleyse, nakit akışı tablosundaki yaygın hatalar nelerdir ve müşterilerin nakit akışı yönetimini geliştirmelerine nasıl yardımcı olunabilir? Bu yazıda, bu sorular ve daha fazlası yanıtlanmaya çalışılacaktır.
Nakit akış tablosunda neler vardır?
Nakit akış, bir şirketin nakit akışının gerçek akışını gösterir, bu da onu bir şirketin kısa vadeli uygulanabilirliğini belirlemede özellikle yardımcı kılar. Bu, GAAP (Generally Accepted Accounting Principles; Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri) muhasebesine dayalı gelir ve gider tahakkuklarını gösteren gelir tablosundan farklıdır. Ayrıca, nakit akış tablosu, amortisman gibi nakit dışı kalemleri içermez.
Başlıca nakit akışı türleri nelerdir?
Nakit akış tablosu üç temel bölüme ayrılmıştır:
- İşletme faaliyetlerinden elde edilen nakit;
- Yatırım faaliyetlerinden elde edilen nakit ve
- Finansman faaliyetlerinden elde edilen nakit.
Nakit akış tablosu, işletme sahiplerinin yanı sıra, yatırımcıların şirketin nasıl nakit ürettiğini ve finansal yükümlülüklerini nasıl yerine getirdiğini daha iyi anlamasını sağlar. Yukarıda da belirtildiği gibi, bu finansal tabloyu çizmek için nakit akış tablosu aşağıdaki üç bölüme ayrılmıştır:
1. İşletme faaliyetlerinden elde edilen nakit (cash from operating activities):
Bu, bir şirketin günlük faaliyetlerinden elde ettiği nakittir. Halka açık birçok şirket, diğer kalemlerin yanı sıra amortisman, itfa payları ve borç ve alacak hesapları için düzeltmeler gibi nakit dışı faaliyetleri netleştirmek için net geliri ayarlayarak bu bölümü sunar.
2. Yatırım faaliyetlerinden elde edilen nakit (cash from investing activities):
Esasen, bilançoda uzun vadeli bir varlık olarak sınıflandırılan herhangi bir kalem, yatırım faaliyeti kapsamına girebilir. Dolayısıyla, bu bölüm gayrimenkul/mülk, tesis, ekipman ve diğer üretken varlıkları satın almak için kullanılan parayı temsil edebilir. Ayrıca, varlıklara yatırım yapmak için kullanılan nakit ile ekipman veya diğer uzun vadeli varlıkların satışından elde edilen gelirleri de temsil edebilir.
3. Finansal faaliyetlerden elde edilen nakit (cash from financial activities):
Bu bölüm, bir borçlanma teklifinde toplanan meblağlar veya kredi gelirleri gibi, borç almaktan ve fon ihraç etmekten alınan veya ödenen nakittir. Ödenen temettüleri de içerebilir.
Bu bölümlerin üçünden de elde edilen net nakit tutarı, dönem boyunca nakitteki net artışı veya azalışı belirlemek için eklenir.
Bu noktayı açıklamak için Harvard İşletme Fakültesi’nin (Harvard Business School) şu örneğini ele alalım:
“Müşteri yıla yaklaşık 10,75 milyar (Amerika Birleşik Devletleri) dolar nakit ve eşdeğeri ile başladı.
Nakit akışı tablosunda, nakit akışı işletme faaliyetlerinden, yatırım faaliyetlerinden ve finansman faaliyetlerinden nakit akışına bölünür. Müşteri, düzenli işletme faaliyetleri aracılığıyla 53,66 milyar dolar elde etti. Bu arada, yatırım faaliyetlerine yaklaşık 33,77 milyar dolar ve finansman faaliyetlerine 16,3 milyar dolar daha harcayarak toplam 50,1 milyar dolarlık nakit çıkışı sağladı.
Sonuç: Müşteri, yılı 3,5 milyar dolarlık pozitif nakit akışı ve toplam 14,26 milyar dolarlık nakit ile kapattı.”
Yaygın nakit akışı sorunları
Bir şirketin nakit akış tablosunu analiz ederken ortaya çıkabilecek bazı yaygın nakit akışı sorunları vardır.
1. Giderler (expenses):
Bir şirketin giderleri karşılamak için her ay çok fazla parası varsa veya beklenmedik bir şekilde yüksek bir masrafla (yani, onarılması gereken ekipmanla) karşılaşıyorsa, bu durum hızla bir nakit akışı sorunu oluşturabilir. Nakit akışı sıkışıklığından kaçınmaya yardımcı olmak için işletme sahipleri, harcamaları aylık olarak takip etmek ve önümüzdeki aylar için gelecekteki harcamaları tahmin etmek amacıyla etkili bir plana sahip olmalıdır.
2. Yinelenen masrafların gözden kaçırılması (overlooking recurring charges):
Yinelenen ve önemsiz gibi görünen masrafların gözden kaçırılması, dikkate alınmadığı takdirde hızla birikebilir ve nakit akışı sorunlarına yol açabilir. Örneğin, daha küçük, otomatik aylık ücretleri olan çevrimiçi hizmetler için kayıt işlemleri izlenmelidir. Buna ek olarak, ofise giderken ekip için simit (bagel) almak gibi nakit harcamalara dikkat edilmelidir.
3. Öngörü planı olmaması (no projection plan):
Her şirketin, beklenen gelir ve giderleri içeren altı aylık bir nakit akışı projeksiyonu tutması ve aynı zamanda herhangi bir mevsimsel iniş ve çıkışları ayarlaması tavsiye edilir.
4. Belirsiz ödeme koşulları (unclear payment terms):
Alacaklardaki gecikmeleri önlemeye yardımcı olmak için işletmeler, müşterilerinin zamanında ödeme yapmasını sağlamak için tutarlı politikalar ve prosedürler oluşturmalıdır. Bu, “alındığında ödenmesi gereken ödeme” (payment due upon receipt) veya “30 gün içinde ödenmesi gereken ödeme” (payment due within 30 days) gibi her faturada ödeme koşullarının ve beklentilerin açıklığa kavuşturulması anlamına gelir.
5. Tahsilat planı olmaması (no collection plan):
Yavaş ödeme yapan müşteriler vadesini geçirmiş müşterilere dönüştüğünde (when slow-paying customers turn into delinquent customers), işletmelerin ödenmemiş faturaları tahsil etmek için standart bir tahsilat planı olmalıdır. Bu, fatura gönderme ve ödenmemiş faturaları takip etme zamanlarının ayarlanmasını içerir. Bir müşteri bir faturayı ödemekte önemli ölçüde geciktiyse, örneğin birkaç ay geciktiyse, işletmeler bir tahsilat acentesi veya üçüncü taraf tahsilat hizmeti kullanmayı düşünmelidir.
Nakit akış tablosundaki hatalar nasıl bulunur?
Nakit akış tablolarının hazırlanması söz konusu olduğunda, meydana gelebilecek birkaç yaygın hata bulunmaktadır. Ne arayacağını bilmek, nakit akışı tablosundaki hataları belirlemeye yardımcı olabilir ki; bunlar aşağıdakileri içerir:
1. Yanlış sınıflandırmalar (misclassifications):
Daha önce de belirtildiği gibi, nakit akış tablosu üç kategoriye ayrılır: işletme, yatırım veya finansman faaliyetleri. Nakit akışını yanlış sınıflandırmak yaygın bir hatadır. Uygunsuz sınıflandırmayı belirlemek için akılda tutulması gereken birkaç ipucu vardır:
- Yatırım faaliyetleri genellikle uzun vadeli varlıklardaki değişiklikler ile ilgilidir.
- Finansman faaliyetleri genellikle uzun vadeli yükümlülükler ve/veya özkaynaklardaki değişiklikler ile ilgilidir.
- İşletme faaliyetleri genellikle gelir tablosu ve dönen varlıklar ile kısa vadeli borçlardaki değişiklikler ile ilgilidir.
2. Nakit dışı işlemler (non-cash transactions):
Nakit dışı işlemler genellikle kaçırılır ve nakit el değiştirmiş gibi nakit akış tablosuna uygunsuz bir şekilde dâhil edilir. Örneğin, senet ihracı yoluyla yeni bir araç satın alırken, yatırım ve finansman alanlarında sırasıyla brüt alış bedelini ve yeni senet bakiyesini tam olarak gösterme eğilimi vardır. Ancak, aslında el değiştiren nakit yoktu. Bu sadece bir kâğıt parçasının imzalanmasıydı.
3. Unutulan (ihmal edilen) gayri nakdi işlemler (omitted non-cash transactions):
Nakit dışı işlemlerin açıklanmaması düzeltilmelidir. Sunum şekli, nakit akış tablosunun altındaki bir açıklama veya tablo şeklinde değişebilir. Birkaç ve/veya karmaşık nakit dışı işlem varsa, ayrı bir dipnot mantıklı olabilir.
4. Faiz ve vergiler (interest and taxes):
Nakit akış tablosunun dolaylı olarak raporlanması yöntemi kullanılırken, ödenen faiz ve gelir vergilerinin tutarı genellikle göz ardı edilir. Bu açıklamaları gözden kaçırmakla kalmayıp, dâhil edilseler bile bunları uygunsuz bir şekilde raporlamak da yaygındır. Doğru raporlama için tahakkuk bakiyelerinin nakit esasına göre ayarlanması gerektiği unutulmamalıdır.
Nakit akışı sorunu olduğunda ne yapılmalıdır?
Güvenilir bir danışman olarak muhasebeciler, müşterilerin nakit akışı sorunlarına çözüm bulmalarına yardımcı olmak için ideal bir konumdadır. Aşağıda yardımcı olabileceğiniz birkaç yol bulunmaktadır:
- Bir şirketin ürün veya hizmet fiyatlandırması gözden geçirilmeli ve gerekirse ayarlanmalıdır.
- Bir şirketin müşteri sözleşmeleri gözden geçirilmeli ve mümkünse, daha hızlı ödeme alabilmeleri için daha uygun ödeme koşulları sağlamak üzere mevcut sözleşmeleri yeniden müzakere etmeleri önerilmelidir.
- Borç hesapları yeniden değerlendirilmeli ve gerekirse müşteriler satıcılarla ödeme koşullarını müzakere etmeye teşvik edilmelidir.
- Bir müşterinin alacak hesapları süreci gözden geçirilmelidir. Gerekirse, faturalandırma süreçlerini standartlaştırmalarına, hizmet faturalarını aynı anda göndermek için protokoller oluşturmalarına ve faturaları aynı yöntemi kullanarak (örneğin e-posta vb.) göndermelerine yardımcı olunmalıdır.
- Harcama maliyetleri yeniden değerlendirilmelidir. Ortadan kaldırılabilecek veya azaltılabilecek harcamalar ve maliyetler var mıdır?
Nakit akışı yönetimi nasıl geliştirilir?
Müşterilerin önleyici eylemde bulunmalarına yardımcı olmak için, muhasebecilerin radarlarında tutmaları gereken birkaç tehlike işareti vardır.
Yeni başlayanlar için, negatif nakit akışına veya operasyonlardan gelen negatif nakde dikkat edilmelidir. Bu, şirketin faaliyetlerini finanse etmek için uzun vadede sürdürülebilir bir konum olmayan finansmana veya varlık satışlarına güvendiğini gösterebilir.
İşletme radarında bulunması gereken bir başka kırmızı bayrak, 1.0’dan düşük bir işletme nakit akışı oranıdır [(işletme nakit akışı/kısa vadeli yükümlülükler) (cash flow ratio; operating cash flow/current liabilities)]. Bu, şirketin faturalarını ödemek için yeterli nakit üretemediği anlamına gelebilir.
Dönemden döneme nakit akışındaki büyük değişikliklerin ve bunların gelir tablosundaki değişikliklerle nasıl karşılaştırıldığının farkında olunmalıdır. Net kazançlar sabit kalıyor, ancak operasyonlardan elde edilen nakit akışı düşüyor mu? Eğer öyleyse, bu ilerideki sorunların bir uyarı işareti olabilir.
Muhasebe uzmanlarının, müşterinin nakit akışını optimize etmeye yardımcı olmak için güçlü nakit yönetimi özelliklerine sahip olan muhtelif programlara sahip olmaları, sağlam bir muhasebe çözümüyle süreci otomatikleştirerek nakit akışı tablolarındaki hataları önleyebilir.
