Yavuz AKBULAKGiriş: 12.09.2022 - 09:28Güncelleme:12.09.2022 - 09:47

1070OKUNMA

‘Nakit yoğun çalışan işletmeler’e Amerika Birleşik Devletleri Gelir İdaresince uygulanan denetim teknikleri üzerine

30 Ağustos Zaferinin 100 üncü yılı şerefine…

Amerika Birleşik Devletleri (ABD) İç Gelir İdaresi IRS’in resmi web sitesinde “Nakit Yoğun Çalışan İşletmeler Denetim Teknikleri Rehberi”⁽¹⁾ bulunmaktadır. İnternet sitesindeki notta, bu kılavuzun yayın tarihi boyunca güncel olduğu; belgenin doğruluğunu etkileyecek değişikliklerin yayın tarihinden sonra meydana gelmiş olabileceğinden, yayın tarihinden sonra teknik doğrulukla ilgili herhangi bir garanti verilmediği ifade edilmektedir.

Nakit Yoğun Çalışan İşletmeler

Nakit işlemler anonimdir, geride hiçbir kâğıt izi bırakmazlar. Büyük ölçüde nakitle ticaret yapan işletmeler, doğal olarak eksik beyana karşı hassastırlar. Sonuç olarak, bu işletmeler IRS (Amerika Birleşik Devletleri İç Gelir İdaresi; Internal Revenue Service) tarafından yoğun bir şekilde denetim hedefine alınırlar.

1. Ön denetim analizleri (Pre-audit analysis)

Denetimi başlatmak için işletme ile iletişime geçmeden önce, denetçi olası kötüye kullanım alanları için vergi beyannamesini inceler. Bu, yaşam maliyetinin analizini ve bunun bildirilen gelir tutarıyla karşılaştırılmasını içerir.

Denetçinin dikkate alacağı sorulardan bazıları şunlardır:

1. Bildirilen gelirle orantısız, pahalı bir bölgede mi yaşanıyor?
2. İştigal edilen meslek dolaylı ek gelir kaynakları olabilecek bir meslek midir?
3. Bildirilen gelir, dönüşe yansıyan büyüklükte bir aileyi geçindirebilir mi?
4. Vergi beyannamesi yabancı banka hesaplarının varlığını da gösteriyor mu?
5. Ek mülk sahibi olunabileceğini gösteren, Çizelge A’da listelenen emlak vergileri aşırı mıdır?
6. Gelir düzeyine uygun olmayan yüksek tutarda borçluluğa işaret edebilecek yüksek tutarda faiz gideri var mıdır?
7. Kumar kayıpları gibi olağan dışı büyük harcamalar var mıdır?
8. Faiz veya temettü geliri beyan edildi mi? Eğer değilse, olmalı mıydı? Bildirildiyse, tutar beyan edilen gelir ile tutarlı mıdır?
9. Mülk satın alındıysa veya satıldıysa, bu fonların kaynağı neydi veya gelirler yeniden nereye yatırıldı?
10. Brüt kâr yüzdesi, sektördeki diğer işletmelerin büyüklükleriyle tutarlı mıdır?
11. Brüt geliri hesaplamak için hangi yöntem kullanıldı?
12. Nakit tahsilat için uygulanan (işletme) iç kontroller nelerdir? Nakit içeren faturalar nasıl kaydedilmektedir? Tüm nakit faturaları günlük olarak yatırılıyor mu?
13. Yazar kasa, çalışan veya ekipman sayısı, bildirilenden daha fazla iş yapıldığını gösteriyor mu?

Denetimi yapan kişi ayrıca kamuya açık kayıtları inceleyebilir ve federal kurumlar, mahkeme kayıtları, eyalet kayıtları, kredi raporları, sigorta sağlayıcıları, ticaret birlikleri ve tedarikçiler gibi kaynaklardan da işletmeyle ilgili ek bilgiler toplayabilir.

2. İlk görüşme (Initial interview)

Ön denetim analizini gerçekleştirdikten sonra, incelemeyi yapan kişi, inceleme sırasında odaklanılacak birkaç alanı da belirlemiş olur. Bir sonraki adım, genellikle, incelemeye alınan kalemler ile ilgili bilgi ve belgelerin talep edildiği bir Bilgi Belge Talebi (Information Document Request-IDR) düzenlemektir. İstenen ortak öğeler, genel muhasebe defterleri, faturalar ve banka hesap özetleri gibi şeyleri içerir, ancak her IDR farklıdır.

Denetim görevlisi ayrıca işletme yetkilisi ile bir görüşme de planlar. Bu görüşmenin amacı, mali tabloların ve işletmenin nasıl çalıştığı hakkında genel bir kavrayış elde etmektir. Soruların işletmenin kayıt tutma uygulamalarına odaklanması muhtemeldir. Bu görüşmeler, denetçinin denetimin kapsamını daraltmasına veya genişletmesine neden olabilir. Nakit yoğun bir işletme için bir görüşme bazen birkaç saat sürebilir.

İncelemeyi yapan kişi, alındığı andan bankaya yatırılana veya harcanana kadar nakit paranın işletmede nasıl ele alındığını öğrenmek ister. Benzer şekilde, denetçi, nakit ödemeye yetkili kişilerin adları ve nakdin nereden geldiği de dâhil olmak üzere, harcamaların nakit olarak ödenmesi için kullanılan sürece ilişkin bir açıklama ister.

3. Eldeki nakit (Cash on hand)

Denetçi, işletme sahibinin arkadaşlarından, akrabalarından veya ilgili diğer işletmelerden edinilebilecek fonlar da dâhil olmak üzere, erişimi olan eldeki nakit parayı sorgular. Bu sorgu, kasada veya başka bir yerde tutulan her türlü nakit parayı içerir.

4. İşletmenin tarihçesi (Business history)

Denetçi, işletmenin ve ilgili diğer işletmelerin geçmişini bir araya getirmek ister. Bu, birden çok vergilendirme döneminin karşılaştırmalı bir analizini içerir. İşletme sürekli olarak kayıp veya düşük kâr gösteriyorsa, denetçi soruna neyin neden olduğu ve finansal performansı iyileştirmek için hangi adımların atıldığı konusunda bir açıklama talep eder. Herhangi bir açıklama yoksa denetçi gelirin eksik beyan edildiğinden şüphelenebilir.

5. Finansal bilgiler (Financial information)

Kişisel hesaplar, mevduat cüzdanları ve diğer para yatırma biçimleri de dâhil olmak üzere tüm hesaplar için hesap özetleri istenir. Denetçi mali durumun tam bir resmini elde etmeye çalıştığından, işletme sahibinin akrabaları dâhil olmak üzere başkalarına verilen kişisel kredilere ilişkin kayıtları da talep eder.

6. Görüşmede yöneltilen muhtemel sorular (Interview questions)

İlk görüşmenin amacı, işletme hakkında genel bir kavrayış elde etmektir. Denetçi mümkün olduğu kadar çok bilgi toplamaya çalışır. Denetim görevlisi cevaplardaki tutarsızlıkları izler. İlk görüşme sırasında sorulacak olası sorular aşağıdakileri içerebilir:

1. İstihsal edilen başlıca ürünler veya tevdi edilen hizmetler nelerdir?
2. Ticaret ne kadar süredir yapılıyor?
3. Başlıca müşteriler kimlerdir?
4. Başka gelir kaynağı var mıdır?
5. İşletmede satışlar nasıl yapılıyor?
6. Muhasebe nakit mi yoksa tahakkuk esasına mı dayalıdır?
7. Tahakkuk esasına göre çalışılıyorsa, borç ve alacaklara dair hesap listesi var mıdır?
8. Fiyatlar nasıl belirleniyor?
9. Her bir ürün veya hizmet için kâr marjı yüzdesi nedir?
10. Envanter ne sıklıkla alınmakta ve bunu kim yapmaktadır?
11. Defterleri kim tutuyor ve bu kişi kayıt tutmayı nerede öğrenmiştir?
12. Hangi banka hesapları tutulmaktadır?
13. Tüm nakit yatırıldı mı? Bu mevduatı kim ve ne sıklıkla yapar?
14. Masraflar nakit olarak ödeniyor mu? Eğer öyleyse, bunun için süreç nedir?
15. Çeklerin bankaya yatırılmak yerine, nakde çevrildiği oldu mu?
16. İşletme hesaplarından kişisel nakit çekimi yapılıyor mu?
17. Kiralık kasa var mıdır?
18. Giderler nasıl kaydedilmektedir?
19. Vergi beyannamesindeki rakamlar nasıl hesaplandı?
20. Elde ne kadar nakit var ve bu nakit nerededir?
21. Vergiye tabi olmayan gelir var mıdır?
22. Emekli maaşı, alınan kredi, hediye veya kalan miras var mıdır?
23. Hisse senedi veya gayrimenkul dâhil herhangi bir yatırım var mıdır?
24. Herhangi bir varlık edinildi mi? Edinildiyse, ne zaman ve nasıl edinildi?
25. Eğitim geçmişi nedir?

7. Görüşme daveti çıkarılması (Issuing a summons)

Defter ve muhasebe kayıtlarında yetersizlik varsa, incelemeyi yapan kişi bankalar, satıcılar, tedarikçiler, muhasebeciler ve komisyoncular dâhil olmak üzere üçüncü taraflara kayıtlar için celp çıkarabilir. İşbirliği yapılmazsa, denetçi ayrıca işletmeye celp düzenleyebilir, böylece bir celp duruşmasında açıklanmamış ek hesaplar ve ayrıca henüz ifşa edilmemiş başka gelir kaynakları olup olmadığı da sorgulanabilir.

8. Gelir soruşturması (Income probes)

Denetçilerin, gelirin doğru bir şekilde bildirilip bildirilmediğini belirlemek için asgari mutat testleri yapmaları gerekir. Bu ilk testlerin sonuçlarına bağlı olarak, daha fazla araştırma yapılabilir.

- Mali Durum Analizi (Financial Status Analysis)

İncelemeyi yapan kişi önce vergi beyannamesi ve dava dosyasında yer alan bilgilere dayalı olarak bir Nakit-T analizi geliştirir. Denetçi ayrıca karşılaştırmalı bir analiz yapmak için önceki ve sonraki yıllardan gelen bilgileri kullanır. Nakit akışlarında önemli bir dengesizlik varsa, denetçi bunu dikkate sunar ve tutarsızlıkları açıklamak için işletmeye bir fırsat tanır. Dengesizlikler; hediyeler, miraslar veya kredi borçları/gelirleri gibi vergiye tabi olmayan gelirlerden kaynaklanabilir.

Görüşme sırasında elde edilen bilgiler bu analizde rol oynar. Denetçiler aşağıdakiler gibi bilgileri isteyebilir:

1. Kişisel kullanım için işletmeden mal çekilip çekilmediği ve eğer öyleyse, satılan malın maliyetini hesaplamak amacıyla bu çekimlerin takip edilip edilmediği.
2. Toplu alımlar için satıcılardan veya tedarikçilerden herhangi bir ürün, gezi veya ödül alınıp alınmadığı.
3. Çalışanların indirim alıp almadığı ve bu indirimlerin defterlerde nasıl muhasebeleştirildiği.
4. Gelir getiren ikincil veya yan işler olup olmadığı.
5. Defterlere yansımayan barter (takas; malın malla değiş tokuşu) işlemi olup olmadığı.
6. Nakit birikimi olup olmadığı (Eğer öyleyse, denetçi bu nakit birikimin nereden geldiğini bilmek ister. İşletmenin yağmalandığından şüphelenebilir ki, bu durum vergiye tabidir).

- İşletme Ziyareti (Tour of the Business)

Denetçiler ayrıca iş gezisi talep edebilirler. Bu genellikle ilk görüşmeyle birlikte yapılır. Gezi sırasında, işlemlerin nakitle ne sıklıkta yapıldığı da dâhil olmak üzere, ticari işlemlerin nasıl yapıldığı muhtemelen gözlemlenir. Belirli kalemler için uygulanan fiyatlar not edilir, ardından fiyatların denetime girdikten sonra düşmediğinden emin olmak için bunlar denetlenen yılın kayıtlarıyla karşılaştırılır.

Ayrıca otomat, gazete bayileri veya satılık telefon kartları gibi ek gelir kaynakları olup olmadığına da bakılır. Tesiste kasa olup olmadığı, büyüklükleri ve bunlara kimlerin erişebileceği not edilir. Ne tür raporlara ve kayıtlara erişilebileceğini belirlemek için POS sisteminin üreticisiyle iletişime geçilebilir.

- İç Kontrollerin Değerlendirilmesi (Evaluate Internal Controls)

İncelemeyi yapan kişi, defter ve kayıtların güvenilirliğini değerlendirmek için mevcut iç kontrolleri gözden geçirir. Defterlerin beyanname üzerindeki rakamlarla eşleşmesi, defterlerin güvenilir olduğunu kanıtlamak için yeterli değildir. İç kontrollerin bir akış şeması hazırlanır. Gelir elde etme ve kaydetme sürecine birden fazla kişinin dâhil olduğu durumlarda, kötüye kullanım veya eksik gelir bildirimi olasılığı daha düşüktür.

- Brüt Hasılat Testi (Test Gross Receipts)

Gelir defterlerle uzlaştırıldıktan sonra, incelemeyi yapan kişi, orijinal kaynak belgeleri vergi beyannamesinde bildirilen tutarlara bağlayarak defterlerde yer alan geliri test eder. Orijinal kaynak belgeler, fatura ve yazar kasa makbuzlarını içerir. Orijinal kaynak belgeler eksikse, başka yöntemler kullanılabilir. Örneğin, denetçi, gelirin doğru bir şekilde beyan edildiğinden emin olmak için gider kalemlerini karşılık gelen gelirle eşleştirmeye çalışabilir.

- Banka Hesaplarının Analizi (Analyze Bank Accounts)

Denetçi, hem ticari hem de kişisel tüm hesap özetlerini gözden geçirmek ister. Bu, tüm yatırım hesaplarını ve CD hesaplarını içerir. İncelemeyi yapan kişi, mevduat sıklığını arar ve boyuta veya kaynağa göre olağandışı mevduatı not eder. Hesaplardaki toplam mevduat, işletmenin brüt gelirlerini aşarsa, işletme faturalarının yatırılmak yerine harcandığını veya işletme makbuzlarının doğru bir şekilde beyan edilmediği gösterilebilir. Çekle ödenen giderler, mahsup edilen giderlerin tutarından azsa, denetçi giderleri şişirdiğinden, giderleri nakit olarak ödediğinden (önce nakdi gelir olarak bildirmeden) veya açıklanmayan bir gelir kaynağından gider ödediğinden şüphelenilebilir. İşletme ve kişisel fonların birleştirilmesi, iç kontrollerin zayıf olduğunu gösterir ve bu da daha fazla analiz yapılmasına neden olabilir.

- İşletme Oran Analizi (Analyze Business Ratios)

Kayıtların makullüğünü ve doğruluğunu değerlendirirken, denetçiler oranları kullanırlar. Bunlara brüt kâr yüzdeleri ve envanter cirosu dâhildir. Bu oranlar tutarsızsa, denetçi yanlış beyandan şüphelenebilir.

- E-Ticaret Etkinliğinin Analizi (Analyze E-Commerce Activity)

Denetçi muhtemelen bir işletme web sitesi olup olmadığını sorar. Bu durumda, denetçi, internet sitesinde potansiyel olarak bildirilmeyen gelir kaynakları olabilecek herhangi bir reklam olup olmadığını veya potansiyel olarak bildirilmemiş olabilecek internet satışları olup olmadığını kontrol eder.

9. Denetim Teknikleri (Examination Techniques)

Denetçiler, bildirilmeyen geliri belirlemek için çeşitli teknikler kullanırlar. Nakit geliri beyan etmemenin en yaygın yöntemi, muhasebe sistemine girmeden önce basitçe nakit sızdırmaktır (kaçırmaktır). Sonuç olarak, defterlerin vergi beyannamesindeki rakamlarla tutarlı olduğu görülmelidir.

Bildirilmeyen nakit geliri tespit etmenin bir yöntemi, işletmenin satın alımlarını gözden geçirmektir. Örneğin, satılan her araç için sertifika gerekliyse, satın alınan sertifika sayısı satılan araç sayısını ortaya çıkarır. Satıldığı bildirilen araç sayısı, satın alınan sertifika sayısından azsa, denetçinin eksik verileri görmesi gerekir veya eksik veriler, sayının beyan edilen satışların ortalaması ile çarpılmasıyla hesaplanabilir.

Diğer bilgi kaynakları aşağıdakileri içerebilir:

1. İşletmenin potansiyel alıcısına sağlanan kayıtlar.
2. Borç verene sağlanan kayıtlar.
3. Dezavantajlı bir eş (veya eski eş) [nakit akışları ve herhangi bir gizli varlık veya gelir kaynağı olup olmadığı hakkında bilgi verebilir].
4. Kötü muamele görmüş çalışanlar (veya eski çalışanlar) [da bilgi sağlayabilir].

Mevduat cüzdanı veya fatura gibi doğrudan gelir hesaplama yöntemleri vardır. Doğrudan yöntemler mevcut olmadığında, denetçiler ikinci derece kanıtlara dayalı dolaylı yöntemleri (indirect methods) kullanırlar.

- İşaretleme Yüzdesi Yöntemi (Percentage of Markup Method)

Bu dolaylı yönteme göre, denetçiler, satın alınan mal miktarını olağan kâr yüzdesi ile çarparak bir işletmenin brüt kârını hesaplayabilir. İşletmenin kâr marjı yüzdesi belirlenemezse, denetçi, Çalışma İstatistikleri Bürosu (Bureau of Labor Statistics) gibi çeşitli kaynaklardan veya sektöre özel yayınlardan elde edilen standartları kullanabilir.

İşaretleme yönteminin dikkate alındığı durumlar aşağıdakiler gibidir:

1. Envanterin başlıca gelir üreten faktör olduğu durumlar.
2. Satılan veya satın alınan malların maliyetinin sınırlı sayıda tedarikçiden temin edildiği durumlar.
3. Tedarikçilerin makul bir kesinlikle belirlenebildiği durumlar.
4. Birim satış fiyatının makul bir tutarlılıkla belirlenebildiği durumlar.

- Yüzde Hesaplama Yöntemleri (Percentage Computation Methods)

Sektör için brüt kâr yüzdesi nispeten tutarlıysa, denetçi brüt kâr yüzdesini sektör ortalamalarıyla karşılaştırır. Denetçinin dikkate alacağı faktörler arasında malın türü, faaliyetin büyüklüğü, faaliyet gösterilen yer, incelenmekte olan dönemler ve ayrıca kâr yüzdesini etkileyebilecek belirli politikalar yer alır. Satışlar ile belirli bir gider arasında yüzdelik bir ilişki varsa, bu aynı zamanda brüt geliri hesaplamak için de kullanılabilir. Örneğin, işletme satışlar için çalışanlara %3 komisyon ödüyorsa, çalışanlara yıl için ödenen komisyon tutarı toplam satışları hesaplamak için kullanılabilir.

- Birim ve Hacim İşaretleme Yöntemi (Unit and Volume Markup Method)

Denetçinin üretilen veya satın alınan birimlerin sayısını ve birim başına fiyat veya kârı bildiği durumlarda, bu bilgi brüt geliri hesaplamak için de kullanılabilir. Bu yöntemle ilgili sorun, test birimleri (asla satılmayan) veya atık gibi şeyleri dikkate almamasıdır. İncelemeyi yapan kişi, mutlaka iş için geçerli olmayan bir endüstri standardını da uygulayabilir. Endüstri normlarından sapmalar, dolaylı yöntemlerle gelirin derinlemesine incelenmesini haklı çıkarmak için tek başına yeterli değildir.

- Tam Gelişmiş Nakit T Hesabı Yöntemi (Fully Developed Cash T Account Method)

Bu yöntem, sahip olunan tüm farklı nakit gelir türlerini ve bilinen tüm nakit harcamalarını listeler. Harcamalar geliri aşarsa, denetçi gelirin eksik bildirildiğini veya giderlerin şişirildiğini varsayar.

- Fon Yönteminin Kaynağı ve Kullanım Yerleri (Source and Applications of Funds Method)

Önceki yöntemin yaptığı gibi nakit giriş ve çıkışlarını dikkate almak yerine, fonların kaynağı ve kullanılması yöntemi, varlık ve yükümlülüklerdeki değişiklikleri dikkate alır. Kullanılan fonlar fon kaynaklarını aşarsa, incelemeyi yapan kişi, düzeltilmiş brüt gelirin eksik bildirildiğini varsayar. Bu yöntem daha fazla zaman alır ve genellikle bir varlık ve yükümlülük tablosuna sahip olunmasını gerektirir.

- Banka Mevduatı ve Nakit Harcama Yöntemi (Bank Deposit and Cash Expenditure Method)

Bu yöntem, toplam mevduatın ve nakit harcamaların eksi vergiye tabi olmayan geliri vergi beyannamesinde gösterilen toplam fatura tutarlarıyla karşılaştırır. Bu yöntem, nakit yoğun çalışan işletmeler için tercih edilmez, çünkü yalnızca tüm faturaların bankaya yatırılması durumunda faydalıdır ve denetçi, kişisel yaşam giderlerini doğru bir şekilde belirleyebilir. Bu yöntemin arkasındaki fikir, elde edilen toplam gelir tutarının nasıl harcandığı gösterilmek suretiyle belirlenebilmesidir.

- Net Değer Yöntemi (Net Worth Method)

Denetçiler ayrıca varlık ve borçların değerini hesaplayarak net değerini değerlendirebilir. Net değerin yılın başındaki ve sonundaki karşılaştırması, o yıl için geliri gösterebilir. Doğru bir rakama ulaşmak için, incelemeyi yapan kişinin vergiye tabi olmayan geliri hesaplamadan çıkarması ve indirilemeyen harcamaları buna eklemesi gerekir.

- Vergiye Tabi Olmayan Gelirleri Doğrulama veya Çürütmeye Matuf İnceleme Teknikleri (Examination Techniques to Corroborate or Refute Claims of Non-Taxable Income)

İncelemeyi yapan kişi, belirli gelirlerin vergiye tabi olmadığı (vergiyi doğuran olayın gerçekleşmediği) yönündeki iddialarını doğrulamak veya çürütmek için aşağıdaki tekniklerden bazılarını kullanabilir:

1. İşletme sahibi arkadaşlarından veya ailesinden belirli bir miktar para alındığında belirli bir tarih verir. Bir arkadaş veya aile üyesinin para verdiğine dair belirsiz bir ifade yeterli değildir.
2. Bir kredinin başka kaynaklar tarafından doğrulanıp doğrulanamayacağı kontrol edilir.
3. İlgili para çekme işlemlerinin banka hesap özetlerinde gösterilip gösterilmediğini görmek için borç verenin kayıtları kontrol edilir.
4. Büyük para işlemleri için uygun FinCen (Financial Crimes Enforcement Network; Mali Suçları İcra Ağı) formlarının dosyalanıp dosyalanmadığı veya ülkeye para getirilip getirilmediği kontrol edilir.
5. Para biriminin o gün teslim alınmasından sonra ne yapıldığına bakılır. Sadece birkaç ay boyunca çekmecede tutmak için ödünç para alındığı ve asla bankaya yatırılmadığı iddia edilirse, denetçi şüphelenir.
6. Eğer eldeki döviz Amerikan dolarına çevrilmişse, borsaya ait herhangi bir kayıt olup olmadığına bakılır.
7. Nakit kredi veren herkesin iletişim bilgileri alınır, ardından vergi beyannamelerinin kopyalarını talep etmek de dâhil olmak üzere kanıt için bu kişilerle iletişime geçilir.

Spesifik bilgiler sağlanamıyorsa, denetçi bilgilerin güvenilirliğinden şüphe duyar. Örneğin, nakit kredi alındıysa, geri ödeyebilmek için kredinin ne kadar olduğunun ve faizin doğru bir şekilde hesaplanabilmesi için ödünç alındığı tarihin de bilinmesi gerekir. Bir kredi söz konusu olduğunda, denetçi, ödemeye başlanıp başlanmadığını da görmek ister.

Kredi bir arkadaştan veya aile üyesinden geliyorsa, onlarla da görüşülebilir. Denetçi, onlardan belirli kredi tutarı ve kredilerin verildiği tarihler gibi benzer bilgileri de ister.

10. Net ve Pasif Faaliyet Zararları (Net Operating Loss and Passive Activity Loss Considerations)

Net Faaliyet Zararı İndirimi (Net Operating Loss Deduction-NOLD), bir vergi dönemine ait zararların diğer yıllardan elde edilen kârla mahsup edilmesine olanak tanır. Net işletme zararı olduğunda, denetçi buna ilişkin sorular sorar. Net işletme zararı bildirilirse, ancak yıl için tüm kişisel harcamalar ödenebiliyorsa, bu masrafları ödemek için paranın nereden bulunduğunun açıklanması istenir. İşletme birkaç yıl içinde bir dizi zarar beyan ederse, zararlara neyin sebep olduğu, sorunu düzeltmek için neler yapıldığı ve sürekli olarak zarar yaşanmasına rağmen neden işte kalındığına dair açıklama istenir.

11. İstihdam Vergisi Sorunları (Employment Tax Issues)

Bir işletme denetlenirken, denetçiler, yıllık Form 940 ve üç aylık Form 941 gibi gerekli herhangi bir istihdam vergisi beyannamesinin verilip verilmediğine bakarlar. Ayrıca, işçilerin uygun şekilde sınıflandırılıp sınıflandırılmadığı konusu da dikkate alınır. Çoğu zaman işletmeler, istihdam vergilerini ödemekten kaçınmak için çalışanları uygunsuz bir şekilde bağımsız yükleniciler olarak sınıflandırırlar.

12. Nakdin İstiflenmesi (Cash Hoard)

Denetim görevlisi, ilk görüşme sırasında eldeki nakit tutarını belirlemek ister. Bu, bir finans kurumunda tutulmayan tüm nakitleri içerir. Nakit tutarı önemliyse, denetçi nakdin muhtemelen nerede tutulduğunu görmek ister.

ABD’de Nakit Yoğun Çalışan Bazı Sektörler

1. Dijital ve Elektronik Para Sektörü (Digital Cash and Electronic Money)

Dijital paraların popülaritesi son zamanlarda artmakta ve birçok kişi tarafından vergi kaçakçılığı da dâhil olmak üzere kötü amaçlarla kullanılmaktadır. Buna karşılık, IRS, PayPal ve E-gold dâhil olmak üzere dijital paralarda gerçekleştirilen işlemleri tespit etmek için yöntemler geliştirmeye çalışmaktadır.

Çevrimiçi paraların kullanımını tespit etmenin ilk adımı, tüm denetimler sırasında yapılan banka hesap özetlerini incelemektir. Ekstreler PayPal veya E-gold gibi çevrimiçi şirketlere yapılan borçları gösteriyorsa, denetçi daha fazla araştırma yapar. Herhangi bir şüpheli işlem varsa, paranın nereye gönderildiğinin açıklanması istenir. Açıklama yetersizse veya incelemeyi yapan kişi bunun güvenilir olduğuna inanmıyorsa, söz konusu işlemler hakkında daha fazla bilgi için finans kuruluşu veya kredi kartı şirketiyle iletişime geçer.

Denetçiler, dijital parayı tespit etmek için aşağıdaki teknikleri kullanır:

1. Tüm kredi kartlarına bireysel banka hesapları gibi davranmak ve giren ve çıkanları izlemek.
2. İşlemleri tanımlamak ve makul olup olmadıklarını belirlemek. Örneğin, düşük gelirli bir vergi mükellefinin bir ülke kulübüne üyeliği varsa, denetçi bundan şüphelenir.
3. Bildirilen gelir tutarının bu net değerdeki biriyle tutarlı olup olmadığını değerlendirmek için yatırımlar ve gayrimenkul varlıkları dâhil toplam net değeri analiz etmek.
4. Herhangi bir eksik çek numarası olup olmadığını görmek için nakit ödeme günlüğünü bir süre gözden geçirmek. Varsa, denetçi, çeklerin hiçbir zaman fiilen düzenlenmediği veya nakde çevrilmediği ve daha sonra vergiden düşülen giderler için çeklerin yazılıp yazılmadığını kontrol eder.
5. Bir varlığın satışını veya potansiyel beyan edilmemiş bir gelir kaynağını öneren herhangi bir giriş için nakit fatura günlüğünü incelemek.

2. Kayıt Dışı Ekonomi (Underground Economy)

Kayıt dışı ekonomi, IRS’ye bildirilmeden “kayı dışı/masa altından” kazanılan geliri ifade eder. Kayıt dışı çalışanlarını tespit etmek için IRS, aşağıdakiler de dâhil olmak üzere belirli özellikleri arar:

• Kişisel bir adres yerine bir Posta Kutusu kullanmak.
• Yalnızca nakit işlemler yapmak.
• Banka hesaplarını tutmamak veya önemli işlemler için banka hesaplarını kullanmamak.
• Aramaları taramak için bir telesekreter kullanmak.
• Para kasası sahibi olmak.

Aşağıdaki teknikler tipik olarak denetçiler tarafından kayıt dışı çalışanlarını tespit etmek için kullanılmaktadır:

• Varlıkların ve Faizin Karşılaştırmalı Analizi (Comparative Analysis of assets and interest): Nakit birikimi, varlıkların ve faiz giderlerinin yıllık bir analizi yapılarak belirlenebilir. Ek borçlanma olmaksızın varlıklarda bir artış varsa, incelemeyi yapan kişi gizli fonlar olduğundan şüphelenir.
• Barter Faaliyeti (Barter Activity): Merdiven altı ekonomisinde mal ve hizmetlerin alınıp satılması yaygındır. Barter işleminin bir parçası olarak alınan mal veya hizmetler vergiye tabi gelirdir.
• Çek Yazma Testleri (Test Checks Written): Kira/ipotek, kamu hizmetleri ve yiyecek gibi normal giderlerin hesaba katılıp katılmadığını görmek için beyanlar gözden geçirilir. Bu harcamalar her ay için hesap özetinde veya çeklerde görünmüyorsa, incelemeyi yapan kişi nakit kullanılan veya açıklanmayan ek hesaplar olduğu sonucuna varır.
• Nakit İşlem Raporu (Cash Transaction Report): Mevcut gelir düzeyini ve nasıl harcandığını belirlemek için önceki veya sonraki yıllar için nakit işlem geçmişi kontrol edilir.
• Kredi Kullanımları (Loan Applications): Kredi başvurusunda bulunulduysa, denetçi kredi başvurusunda talep edilen gelir tutarını ve bu gelirin kaynağını arar.
• Hukuk, Ceza ve Aile Mahkemesi Kararları (Civil, Criminal and Family Court): Denetçiler varlıkları listeleyen mahkeme kayıtlarını ve boşanma kayıtları gibi gelirleri arayabilir.
• Üçüncü Şahıs İrtibat Kişileri (Third Party Contacts): İncelemeyi yapan kişi, iş ve gelir kaynakları hakkında soru sormak için iş ortakları, alacaklılar ve eski eşlerle iletişime geçebilir.

3. Kefalet Bonoları Sektörü (Bail Bond Industry)

Bu sektör, diğer ödeme şekillerinin çek yerine müşterilerden nakit tahsil etmeyi tercih ettikleri için çok nakit yoğun olma eğilimindedir. Brüt faturaların genellikle %50-80’si nakittir.

Kefalet bonosu işletmelerinin, sektöre özgü birçok kayıt da dâhil olmak üzere, eyalet yasalarına göre belirli kayıtları tutması gerekmektedir. Bu belgeler genellikle denetçinin ilk Bilgi Belge Talebinde istenir:

1. Kefalet şirketlerine numaralandırılmış haftalık raporlar.
2. Bono maliyetleri ve ödemesi iptal edilen çekler.
3. Banka ekstreleri/hesapları.
4. Gelir faturaları.
5. Teminat faturaları.
6. Kefalet şirketinden alınan boş bono faturaları.
7. Kefalet sözleşmesi.
8. Garantörlük sözleşmesi.

IRS, 10.000 ABD dolarını aşan nakit işlemleri izleyen Para Birimi Bankacılığı Alma Sistemi (Currency Banking Retrieval System-CBRS) aracılığıyla bilgilere erişebilir. Arşivlenen en yaygın iki form, Para Birimi İşlem Raporları (Currency Transaction Reports-CTR) ve Form 8300’dür.

Eyaletin sigorta departmanından alınan bilgiler, denetçiye işletmenin genel bir profilini sunar. Kefalet belgesinin verildiği tarih, ruhsatın türü, çalışan sayısı, ortaklık olup olmadığı gibi bilgiler genellikle sağlanabilir. Ayrıca, birlikte çalışılan kefalet şirketlerinin bir listesi ile ilgili tarihleri de sağlayabilirler. Kefalet şirketleri ayrıca IRS’ye gelir ve giderlerle ilgili bilgileri sağlayabilir.

İlk görüşme, denetimin çok önemli bir parçasıdır. Denetçi, işin günlük operasyonlarına ne kadar dâhil olunduğunu, ne tür kayıtlar tutulduğunu ve özellikle nakitle uğraşırken hangi iç kontrollerin yürürlükte olduğunu belirlemeye çalışır. Nakit işlemler ile ilgili olarak sorulması beklenebilecek bazı sorular şunlardır:

• Nakit parayla kim ilgilenir?
• Kim nakit para yatırır?
• Mevduat ne sıklıkla yapılır?
• Tüm nakit yatırıldı mı?
• Ne tür teminatlar kabul edilir?
• Teminat nasıl ele alınır?
• Teminat nakitse, nereye yatırılır?
• İşletme fonları ve teminatlar için ayrı hesaplar mı tutulur?
• Herhangi bir teminat alıkonuldu mu?
• Masraflar nakit olarak ödenir mi?

Bildirilmeyen gelir, nakit yoğun işletmelerde yaygın bir sorun olduğundan, denetçi kapsamlı bir gelir araştırması yapar. Bildirilen gelir tutarının makul olup olmadığını ölçmek için dolaylı yöntemler kullanılır. Bu sektördeki faturaların %80’i nakit olduğundan, banka mevduatı gelir hesaplamak için iyi bir yöntem değildir. Ancak, ek gelir kaynakları ortaya çıkarabileceğinden banka hesap özetleri yine de gözden geçirilir. Bu endüstrinin nakit yoğun yapısı, tüm gelirlerin beyan edilmeme ve tüm nakit faturalarının yatırılmama olasılığını artırmaktadır. Alıkonulan teminatlar genellikle beyan edilmez, ayrıca el konulan gayrimenkuller de bir özet kararla ödenir. Denetçiler, beyan edilmemiş geliri tespit etmek için Fonların Kaynağı ve Kullanımı Yöntemi, Net Değer Yöntemi ve Banka Mevduatı ve Nakit Harcamaları Yöntemi (Source and Application of Funds Method, the Net Worth Method, and the Bank Deposit and Cash Expenditures Method) gibi dolaylı yöntemleri kullanır.

Denetçiler ayrıca kapsamlı bir varlık araştırması yapar. Motorlu Taşıt Sicili Departmanında (Department of Motor Vehicle Records) yapılan bir araştırma, teminat olarak kullanılan ve nihayetinde alıkonulan araçları ortaya çıkarabilir. Tapu kayıtları, gayrimenkul edinimini ortaya çıkarabilir.

4. Jetonla Çalışan Eğlence Yerleri Sektörü (Coin-Operated Amusements)

Denetçiler, operasyonları gözlemlemek ve nakdin nasıl ele alındığını, tutulan kayıt türlerini ve ayrıca beyan edilmeyen herhangi bir ek gelir kaynağı olup olmadığını belirlemek için genellikle nakit yoğun işletmeleri gezerler. Genellikle, bir işletme gezisi sırasında jetonla çalışan eğlence yerleri keşfedilir. Madeni parayla çalışan eğlence yerleri keşfedilirse, denetçiler şunu merak eder:

• Nasıl gelir elde ettikleri;
• Sahip olunan veya kiralanan yer;
• Sahip olunuyorsa, mülkün nasıl amortismana tabi tutulduğu;
• Makinelerden ne sıklıkla gelir toplandığı;
• Gelirin defterlere nasıl kaydedildiği ve
• Gelirin defterlere ayrı ayrı kaydedilip kaydedilmediği.

5. Bakkallar/Marketler Kesimi (Convenience Stores)

Bir bakkalın/marketin denetimi sırasında gözden geçirilen başlıca konular şunlardır:

• Bildirilmeyen gelir,
• Nakit faturaların işlenmesi ve muhasebeleştirilmesi ve
• Satılan malın maliyeti.

Denetçi muhtemelen nakdin nasıl ele alındığı hakkında sorular sorar, örneğin:

• Parayı kim toplar?
• Nakit nerede tutulur?
• Nakit ne sıklıkla yatırılır?
• Her vardiya veya günün sonunda nakit satışları kim uzlaştırır?

6. Taksicilik Sektörü (Taxicabs)

Taksiler genellikle kredi kartlarını kabul etse de, bu iş yine de nakit yoğundur. Diğer nakit yoğun işlerde olduğu gibi, bu iş kolunda da yüksek bir kötüye kullanım riski vardır. Bu işletmelerin denetimleri sırasında sık karşılaşılan sorunlar, parayı yatırmadan önce masrafları nakit olarak ödemeyi, yetersiz kayıtları tutmayı, bildirilmeyen ipuçlarını ve işçileri uygunsuz bir şekilde bağımsız yükleniciler olarak sınıflandırmayı içerir.

İstihdam edilenler çalışan olarak sınıflandırılırsa, kazandıkları bahşişlerin ayda en az bir kez işletmeye bildirilmesi gerekir. Denetçi, her sürücü tarafından bildirilen bahşişlerin aylık özetini ister. %5’i aşan kredi kartı makbuzları varsa, beyan edilmemiş herhangi bir bahşiş gelirini hesaplamak için McQuatters formülü kullanılabilir. Bu formül, çalışanlar tarafından bildirilmesi gereken toplam bahşiş tutarını hesaplamak için bahşiş içeren brüt faturaları ve kredi kartı kapatma işlemlerini kullanır. Genel olarak, kredi kartı işlemlerinin yüzdesi ne kadar yüksekse, bu formül o kadar güvenilirdir.

(Bu yazıda yer alan görüşler yazarına ait olup çalıştığı kurumu bağlamaz, yazarın çalıştığı kurum veya göreviyle ilişki kurulmak suretiyle kullanılamaz. Yazıdaki tüm hatalar, kusurlar, noksanlıklar ve eksiklikler yazarına aittir.)

1- Söz konusu rehbere erişim: Cash Intensive Businesses Audit Techniques Guide, Revision Date-April 2010, IRS,  https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/cash-intensive-businesses-audit-techniques-guide-table-of-contents  erişim tarihi 23 Ağustos 2022