Kurumsallaşma hakkında notlar
Amerika Birleşik Devletleri’nde yaşayan bilim adamı Dr. Abraham Twerski tarafından aktarılan “Istakoz Hikayesi”; stres ve yarattığı baskı ile nasıl başa çıkılması gerektiğini anlatıyor. `Istakozlar o sert kabuklarının içinde yaşayan yumuşakçalar ve onlar büyüdükçe kabukları genişlemiyor. Kabuklarının içinde sıkışmaya başlayan ıstakozlar, kendilerini baskı altında ve rahatsız hissediyorlar. Bu durumda bir kayanın altında avcılardan saklanırken kabuğundan sıyrılıp kendine yeni bir kabuk üretiyor. Büyüdükçe bu döngü böyle devam ediyor. Istakozun büyümesini sağlayan güç kendini rahatsız hissetmeye başlıyor olması. Böylelikle kendine yeni bir dünya inşa ediyor.’
Kabuğumuzu kırmadıkça büyüme imkanı bulamayız. Mevcut kabuk bize dar geldiğinde yaşadığımız sıkıntı ve stres bizi kabuğumuzu kırmaya, sıkıntı ve stresten kurtulma arzusuyla büyümeye yönlendirir. Kabuğumuzu kırmak, kuşkusuz ilk başta bizi savunmasız da yapar. Ancak sıkıntılardan kurtulmanın, büyümenin başka yolu yok kuşkusuz.
Kalıplarına sığamamanın yarattığı sıkıntı ve stres sadece insanlara mahsus bir problem değil. İnsanların oluşturduğu organizmalar, konumuz itibariyle şirketler, sonuçta insanlar tarafından yönetildikleri için benzeri davranışlar gösterirler. Kabuğunu kıramamak, şirketlerde de yoğun streslere neden olur.
Girişimcinin yoğun çabalarıyla bir yere gelen yapılar, daha ileriye gidebilmek için farklılaşmanın yollarını ararlar. Geldikleri noktada, aile arası veya varsa üçüncü kişi ortaklarla yaşanan ilişkiler, iş yüküne yetişememe sıkıntıları, sonraki jenerasyonların şirketteki konumları, yeni stratejiler, yeni hedefler, mevcut profesyonellerin yeterlilikleri, iş yapış şekilleri, sağladıkları/sağlayamadıkları katkılar gibi unsurlar stres kat sayısını artırır. Daha birçok sorun, sıkıntı ve stres, şirketleri kabuk değiştirmeye zorlar. Biz buna kurumsallaşma çabaları diyelim.
Her bir kitabı benim için inanılmaz yol gösterici olmuş Rahmetli Üzeyir Garih “Yönetim Teknikleri” adlı kitabında kurumsallaşmayı, “bir kurumda yapılacak işerin prosedüre bağlanarak sistematize edilmesi, periyodik sonuçları belirtecek raporların tasarlanarak yönetim kuruluna veya gerçek anlamı ile şirket hissedarlarının temsilcilerine aktarılması ve bu şekilde işin gidişatından haberdar olmalarını ve gereğinde önlem almalarını sağlamaktır.” şeklinde tanımlamıştır.
“Kariyer Planlaması” konulu yazımda, Rahmetli Vehbi Koç’un yaşam felsefesi adına ortaya koyduğu “varlıklar birer sıfır ile tanımlanır soldaki bir ise sağlıktır” tanımını kariyer basamakları için kullanmıştım. Benzeri bir kuramı burada da kullanabiliriz.
İlk sıfır, kurumsallaşma stratejisidir. Hangi unsurlar sıkıntı ve streslere neden oluyor? Neden kurumsallaşmak istiyoruz? Şimdi neredeyiz, kurumsallaşınca nereye ulaşmayı hedefliyoruz? Bu ve bunun gibi sorular ilk basamağı oluşturuyor. Bir kurumsallaşma stratejisi oluşturmadan, yol haritası çıkarmadan, bu yola çıkmamak gerekiyor.
İkinci sıfır, pozisyonların oluşturulması. Bu pozisyonlara verilecek yetkilerin tanımlanması, yani sistematik yapılanmadır. Yine Rahmetli Üzeyir Garih’in tanımlamasıyla, “Birimde öncelik iş diyagramı ortaya konulmalı, kimin hangi bilgileri kimden alarak hangi işi hangi şekilde yapacağının, -genel hatlarıyla, ayrıntıya girilmeden- tespiti ve tanımı yapılmalıdır.”
Kervan yolda düzülür anlayışı başarısızlığı beraberinde getirir. Şirket sahibi hangi yetkilerini hangi pozisyonlara devredeceğini açıkça ortaya koyabilmelidir. Bu pozisyonların görev tanımları iyi yapılmalı ve verilen yetkilere sadık kalınmalıdır.
Üçüncü sıfır, yetki ve sorumlulukları tanımlanan pozisyonları dolduracak profesyonellerin seçilmesidir. Biz buna profesyonelleşme diyelim. (Kurumsallaşma prosedürünü tamamlamamış şirketlerde de profesyonel yöneticiler ve profesyonelleşme vardır. Bu durum kurumsallaşma anlamına gelmez.) Bu profesyonellerin bazıları iç yapıdan karşılanırken bazıları da siteme dışarıdan transfer edilirler. Farklı yapıların iyi kaynaşması gerekir. Doğru kişilerin doğru pozisyonlara gelmesi sağlanmalıdır. Bu konuda “Kariyer Planlaması” adlı yazımız referans olarak alınabilir.
Burada en önemli nokta, profesyonellerin kendi konumlarında, verilen yetki ve sorumluluklar dahilinde, bir müteşebbis gibi çalışabilmeleri sağlanmalıdır.
Dördüncü sıfır, verilen yetkilerin denetimi ve takibi, yönetimin gözden geçirilmesidir. Bu noktadan iyi bir raporlama sistemi oluşturulmalı, yönetim kuruluna, sermayedarlara sürekli bilgi akışı sağlanmalı, belli aralıklarla denetim ile verilen yetki ve sorumluluklar çerçevesinde yönetim gözden geçirilmelidir.
Kurumsallaşma bir son nokta değil süreçtir. Her bir nokta zamanla gelişir, olgunlaşır, tecrübe kazanılır. Bu sıfırları artırıp azaltmak kurumsallaşma tecrübesine göre değişebilir.
Öyleyse baştaki, her şeye anlam katan "bir rakamı" nedir? Cevap olarak, tek kelime ile “Niyet” diyebiliriz. Eğer kurumsallaşma adına samimi bir niyetiniz yoksa, şüpheleriniz, kaygılarınız bulunuyorsa sonraki tüm sıfırlar gerçekten de sıfırdır. Kurumsallaşma adımlarını atan birçok şirket bu konuda ciddi istek, arzu, niyet duymasına rağmen, buz dağının altında bir isteksizlik yığını ortaya çıkabilmektedir. Onun için çok ciddi anlamda bu niyetin sorgulanması, tereddütlerin daha baştan giderilmesi, giderilemiyorsa bu işe girişilmemesi gerekir. Başarısız bir süreç zaman, para ve personel kaybına neden olacaktır. Sonuç olarak bu noktanın iyi değerlendirilmesini ve profesyonel yardım alınmasını öneririm.
Şirket sahipleri için akla şu soru gelebilir? Biz tüm bu süreçleri ortaya koyduk. Misyon-vizyon, strateji çalışmalarımızı yaptık, görev tanımlarını oluşturduk, gerektiğinde bünyemize yeni profesyoneller kattık, profesyonelleştik, denetim ve gözetim noktaları oluşturduk, yönetimi sürekli gözden geçirdik. Kurumsallaştık mı? Bu işi başardık mı? Kabuğumuzu kırabildik mı? Sonuca ulaşıp ulaşmadığımızı nasıl anlayacağız? Öyleyse bir iki ipucu. Tüm bu süreçlerden sonra şirket sahipleri, hissedarlar, yönetim kurulu üyeleri olarak;
- Müşterileriniz hala sizi arayıp fiyat vs pazarlığı yapmak istiyorlar mı?
- Belirlenen prosedürler dışında, tedarikçilerle görüşüp pazarlık süreçlerine katılmak zorunda kalıyor musunuz?
- Size sunulan raporlar tatmin edici değil mi? Bu raporlar ve yönetim kademeleri dışında bilgi akışı talep ediyor musunuz?
- Yapılanmadan sonra yolsuzluk ve/veya yolsuzluk iddiaları arttı mı?
- Masanızda imza için bekleyen bir sürü evrak mı var?
- Yönetim kadronuz günlük işleri yapabilmek adına sürekli telefonun öbür ucunda mı?
- Telefonunuz sürekli iş için çalıyor mu?
- Odanızın önünde sürekli bekleyenler var mı?
- Kararların alınması gecikmeye mi başladı?
- Yöneticileriniz arasında, sizi de bilgi’ye koyan, yazması bile saatler alan mailleşmeler mi başladı?
- Müşterileriniz, tedarikçileriniz yönetim kadrolarınızla, yine sizi bilgi’ye koyarak, uzun uzun yazışıyorlar mı?
- Çalışanlarınızın işten ayrılma oranları arttı mı?
Yukarıdaki ipuçlarından birkaçı varsa şirketiniz kabuğu kıramamış, yeteri kadar kurumsallaşamamış demektir.
Kurumsallaşma adına samimi niyetiniz varsa, yani baştaki bir rakamına sahipseniz, nerede eksikliğinizin olduğunu bulup, baştan başlayacaksınız o zaman...