e-Defter ve berat dosya işlemlerine ilişkin süreler
e-Defter uygulamasına geçmek zorunda olanların sayısı hızla artmaktadır.
Daha önceden e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler ile bağımsız denetime tabi olan şirketler e-Defter uygulamasına geçmişti.
1 Ocak 2025 tarihinden (bu tarih dâhil) itibaren bilanço esasına göre defter tutan mükellefler de e-Defter uygulamasına dahil edilmiş durumdadır.
Dolayısıyla, bu konu hakkında yeni belirlenen işlem süreleri, giderek daha geniş kesimleri ilgilendirmektedir.
Yazımızda e-Defter ve berat dosyalarına ilişkin 5 ve 6 Sıra No.lu Tebliğlerle belirlenmiş/değiştirilmiş olan işlem süreleri açıklanmaktadır.
“İşlem süreleri” ibaresi e-Defter ve berat dosyalarını;
- Oluşturma,
- NES veya Mali Mühürle imzalama/onaylama ve
- Gelir İdaresi Başkanlığı (Başkanlık) tarafından onaylı berat dosyalarını alma,
süreleri anlamında kullanılmıştır.
Tanımlar ve Önemli Hususlar
Elektronik defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu'na ve/veya Türk Ticaret Kanunu'na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütününü ifade etmektedir.
Elektronik defter beratı ise elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı ifade eder.
e-Defter tutma sürecinde;
- Hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı,
- Son ayına ait beratın alınması kapanış onayı,
- Diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı,
yerine geçmektedir.
Bununla birlikte, Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat onay işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.
Oluşturulan e-Defterler, Başkanlık tarafından onaylanan beratları ile birlikte muhafaza ve ibraz edilmesi koşuluyla Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilmektedir.
e-Defter ve berat dosyalarının oluşturulması, imzalanması/onaylanması için belirtilen süreler, beyanname ve ödeme sürelerini etkilememektedir.
Belirtilen süreden önceki tarihlerde de e-Defterlerin oluşturulması ve Başkanlık sistemlerine e-Defter ve berat dosyalarının yüklenmesi mümkündür.
e-Defter uygulamasına dâhil olanlar, edefter.gov.tr adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak aylık dönemler (envanter defteri için hesap dönemi) itibarıyla e-Defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlar.
e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler dahil olmaları gereken (envanter defteri için dahil oldukları) aydan itibaren söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.
Bu mükelleflerin kağıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.
Yeni Sistemin Genel Yapısı
Yeni sistemin anlaşılmasında 6 önemli nokta öne çıkmaktadır:
1) Uygulamadan yararlananlar iki farklı yükleme tercihinde bulunabilirler.
- İlk olarak aylık yükleme tercihinde,
- İkinci durumda ise geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde,
bulunulması mümkündür.
2) Her ikisinde de e-Defter ve berat dosyaları uygulamadan yararlananlar tarafından aylık dönemler halinde oluşturulur. Geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulunulması halinde de geçici vergi dönemi içindeki her bir aya ait e-Defter ve berat dosyaları her ay için ayrı ayrı oluşturulmak zorundadır.
Envanter defteri ise uygulamadan yararlananlar tarafından hesap dönemi (özel hesap dönemi dahil) bazında oluşturulur.
3) Gelir vergisi mükellefleri ile diğer mükellefler şeklinde ikili bir ayrıma gidilmiş ve bunlar arasında yükleme süresi bakımından farklılık oluşturulmuştur.
4) Gelir vergisi mükelleflerinin yanı sıra diğer mükelleflere de geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulunma imkanı tanınmıştır.
5) Hesap dönemlerinin son ayı ile diğer aylar arasında yükleme sürelerinde farklılık oluşturulmuştur.
6) Envanter defterine ilişkin olarak hesap döneminin ilk ve son günlerine ait e-Defter ve berat dosyalarına ilişkin süreler de gelir vergisi mükellefleri ve diğer mükellefler ayrımı yapılmak suretiyle düzenlenmiştir.
Aylık Yükleme Tercihinde Bulunulması Halinde Süreler
Aylık yükleme tercihinde bulunulması halinde, normal hesap dönemine tabi olunduğu durumda, e-Defter ve berat dosya işlemlerine ilişkin süreler hakkında şu belirlemeler yapılabilir:
Hesap dönemlerinin son ayı dışındaki aylarda;
- Gelir vergisi mükellefleri tarafından ilgili olduğu ayı takip eden dördüncü ayın 10’uncu günü sonuna kadar e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır. Hesap dönemlerinin son ayı dışındaki ay olarak Ocak ayını örneklendirelim. Ocak ayı işlemlerinin Mayıs ayının 10’uncu gün sonuna kadar yapılması gerekir. Aylık yükleme tercihinde bulunulması halinde, normal hesap dönemine tabi gelir vergisi mükellefleri tarafından, Nisan ayı işlemleri, aynı mantıkla Ağustos ayının 10’uncu gün sonuna kadar yapılır.
- Diğer mükellefler tarafından ilgili olduğu ayı takip eden dördüncü ayın 14 üncü günü sonuna kadar e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır. Hesap dönemlerinin son ayı dışındaki ay olarak yukarıda Ocak ayını örneklendirmiştik. Ocak ayı işlemlerinin Mayıs ayının 14’üncü gün sonuna kadar yapılması gerekir. Aylık yükleme tercihinde bulunulması halinde normal hesap dönemine tabi diğer mükellefler tarafından, Nisan ayı işlemleri, aynı bakış açısıyla, Ağustos ayının 14’üncü gün sonuna kadar yapılır.
Hesap dönemlerinin son ayında;
- Gelir vergisi mükellefleri tarafından gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10’uncu günü sonuna kadar e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır. Normal hesap dönemine tabi bir mükellef için Aralık ayı, hesap döneminin son ayıdır. Gelir vergisi beyannamesi ise Mart ayında verilir. Dolayısıyla Mart ayını takip eden Nisan ayının 10’uncu günü sonuna kadar, Aralık ayına ilişkin e-Defter ve berat dosya işlemlerinin yapılması gerekir.
- Diğer mükellefler tarafından kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 14’üncü günü sonuna kadar e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır. Normal hesap dönemine tabi bir mükellef için Aralık ayının, hesap döneminin son ayı olduğunu biliyoruz. Kurumlar vergisi beyannamesi Nisan ayında verildiğine göre, Nisan ayını takip eden Mayıs ayının 14’üncü günü sonuna kadar, Aralık ayına ilişkin e-Defter ve berat dosya işlemlerinin yapılması gerekir.
Geçici Vergi Dönemleri Bazında Yükleme Tercihinde Bulunulması Halinde Süreler
Dileyen mükelleflerin, her hesap dönemine ilişkin ilk ayda (hesap dönemi içinde işe başlayanlarda işe başlanılan ayda), tercihlerini e-Defter uygulaması aracılığıyla elektronik ortamda bildirmeleri şarttır.
Her bir geçici vergi dönemine ait e-Defter ve berat dosyalarının dönem içindeki her ay için ayrı ayrı oluşturulması gerektiğini ifade etmiştik. Bunların 3'er aylık dönemler itibariyle oluşturulması söz konusu değildir. Diğer ifadeyle, tercihini bu yönde yapan mükellefler, her bir geçici vergi döneminin aylarına ait e-Defter ve berat dosyalarını her ay için ayrı ayrı olmak üzere oluşturabilirler.
Yapılan tercih, tercih bildirim süresi içinde yapılan değişiklikler hariç olmak üzere, müteakip hesap dönemlerine ait tüm aylar için geçerlidir.
Hesap döneminin üçüncü geçici vergi dönemini takip eden üç ayına ilişkin ayların (yani Ekim, Kasım ve Aralık aylarının) defter ve berat dosyalarının gelir ve kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10’ uncu ve 14’üncü günü sonuna kadar verilmesi kurala bağlanmıştır.
Tercihini geçici vergi dönemi bazında yapan mükelleflerden, defter ve berat dosyalarına ilişkin işlemlerini belirtilen sürede gerçekleştirmeyenler hakkında cezai müeyyidelerin tayininde de her bir ay, ayrı ayrı dikkate alınır.
e-Defter ve berat dosya işlemleri için geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulunulması halinde e-Defter ve berat dosya işlemlerine ilişkin süreler hakkında şu belirlemeler yapılabilir:
Geçici vergi dönemlerinde;
- Gelir vergisi mükellefleri tarafından ilgili olduğu geçici vergi dönemine ilişkin gelir geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10’uncu günü sonuna kadar e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır. Örneğin, Ocak/Şubat/Mart aylarından oluşan I. Geçici Vergi Dönemi için gelir geçici vergi beyannamesi Mayıs ayında verilmektedir. Mayıs ayını takip eden Haziran ayının 10’uncu gün sonuna kadar, bu dönem içindeki her bir aya ilişkin e-Defter ve berat dosya işlemlerinin yapılması gerekir.
Geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulunulması halinde normal hesap dönemine tabi gelir vergisi mükellefleri için, bu defa, II. Geçici Vergi Dönemi içinde yer alan Nisan ayını örneklendirelim. Nisan/Mayıs/Haziran aylarından oluşan II. Geçici Vergi Dönemine ilişkin gelir geçici vergi beyannamesi Ağustos ayında verilir. Ağustos ayını takip eden, Eylül ayının 10’uncu gün sonuna kadar, Nisan ayına ilişkin e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır.
Geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulunulması halinde normal hesap dönemine tabi gelir vergisi mükellefleri tarafından dikkate alınacak, II. Geçici Vergi Dönemi içinde yer alan Mayıs ayına ilişkin yükleme süresini gösterelim. Nisan/Mayıs/Haziran aylarından oluşan II. Geçici Vergi Dönemi için gelir geçici vergi beyannamesinin Ağustos ayında verileceğini biliyoruz. Ağustos ayını takip eden, Eylül ayının 10’uncu gün sonuna kadar, e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır. Dikkat edilecek olursa, yukarıda Nisan ayı için de Eylül ayının uncu gün sonuna kadar, e-Defter ve berat dosya işlemlerinin yapılması gerektiğini söylemiştik. (Aynı geçici vergi dönemi içinde kalan Haziran ayı da aynı kurala tabi olduğundan yine aynı sonuca ulaşılır.)
Bu durumda, II. Geçici Vergi Dönemi içinde yer alan her ayın işlemlerinin, gelir vergisi mükellefleri tarafından, Eylül ayının 10’uncu gün sonuna kadar yapılması gerektiği sonucuna ulaşıyoruz. Ancak her bir ayın işlem süresinin farklı tarihte başladığını göz ardı etmemeliyiz. Örneğin;
- Nisan ayı işlemleri için başlangıç 1 Mayıs,
- Mayıs ayı işlemleri için başlangıç 1 Haziran,
- Haziran ayı işlemleri için ise başlangıç 1 Temmuz,
tarihleridir. Çünkü ilgili ay bitmeden işlemlere başlanamaz.
- Diğer mükellefler tarafından kurum geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 14’üncü günü sonuna kadar e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır. Örneğin, Ocak/Şubat/Mart aylarından oluşan I. Geçici Vergi Dönemi için kurum geçici vergi beyannamesi Mayıs ayında verilmektedir. Mayıs ayını takip eden Haziran ayının 14’üncü gün sonuna kadar, e-Defter ve berat dosya işlemlerinin yapılması gerekir.
Geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulunulması halinde normal hesap dönemine tabi diğer mükellefler için, bu defa II. Geçici Vergi Dönemi içinde yer alan Nisan ayını örneklendirelim. Nisan/Mayıs/Haziran aylarından oluşan II. Geçici Vergi Dönemine ilişkin kurum geçici vergi beyannamesi Ağustos ayında verildiğinden bu ayı takip eden, Eylül ayının 14’üncü gün sonuna kadar, e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır.
Geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulunulması halinde normal hesap dönemine tabi diğer mükellefler tarafından dikkate alınacak, II. Geçici Vergi Dönemi içinde yer alan Mayıs ayına ilişkin yükleme süresini gösterelim. Nisan/Mayıs/Haziran aylarından oluşan II. Geçici Vergi Dönemi için kurum geçici vergi beyannamesinin Ağustos ayında verileceğini biliyoruz. Ağustos ayını takip eden, Eylül ayının 14’üncü gün sonuna kadar, e-Defter ve berat dosya işlemlerinin yapılması gerekir.
Dikkat edilecek olursa Nisan ayı için de Eylül ayının 14’üncü gün sonuna kadar, e-Defter ve berat dosya işlemlerinin yapılması gerektiğini söylemiştik. (Aynı geçici vergi dönemi içinde kalan Haziran ayı da aynı kurala tabi olduğundan yine aynı sonuca ulaşılır.)
Bu durumda, II. Geçici Vergi Dönemi içinde yer alan her ayın işlemlerinin, diğer mükellefler tarafından, Eylül ayının 14’üncü gün sonuna kadar yapılması gerektiği sonucuna ulaşıyoruz. Ancak her bir ayın işlem süresinin, aynen yukarıdaki gibi, farklı tarihte başladığını göz ardı etmemeliyiz.
Hesap döneminin üçüncü geçici vergi dönemini takip eden üç ayına ilişkin aylarda (yani Ekim, Kasım ve Aralık aylarında);
- Gelir vergisi mükellefleri tarafından gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10’uncu günü sonuna kadar e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır. Gelir vergisi beyannamesi Mart ayında verildiğinden, bu ayı takip eden Nisan ayının 10’uncu günü sonuna kadar, e-Defter ve berat dosya işlemlerinin yapılması gerekir.
- Diğer mükellefler tarafından kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 14’üncü günü sonuna kadar e-Defter ve berat dosya işlemleri yapılmalıdır. Kurumlar vergisi beyannamesi Nisan ayında verildiğinden, bu ayı takip eden Mayıs ayının 14’üncü günü sonuna kadar, e-Defter ve berat dosya işlemlerinin yapılması gerekir.
Özel hesap dönemini kullanan mükellefler de e-Defter ve berat dosya işlemleri için geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulunabilirler. Özel hesap dönemini kullanan mükellefler, Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nin 4.3.4 numaralı fıkrasındaki tabloda yer alan bilgileri, hesap dönemlerinin başlangıç ve bitiş aylarına uygun olarak dikkate alacaklardır.
Envanter Defterine İlişkin Süreler
Açılış onayı, envanter defteri için hesap döneminin ilk gününe ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını ifade eder. Envanter defteri için kapanış onayı ise hesap döneminin son gününe ilişkin olarak alınan elektronik defter beratını ifade etmektedir.
e-Defter uygulamasına geçmek ve edefter.gov.tr adresinde format ve standardı belirlenen defterleri e-Defter olarak tutmak zorunda olan mükellefler, envanter defterini ihtiyari bir şekilde e-Defter olarak tutabilirler.
Başkanlık envanter defterinin e-Defter olarak tutulmasına ilişkin zorunluluk getirmeye yetkilidir.
Uygulamadan yararlananlar tarafından hesap dönemi (özel hesap dönemi dahil) bazında oluşturulacak envanter defterine ilişkin olarak;
- Açılış onayı yerine geçen hesap döneminin ilk gününe ait e-Defter ve berat dosyalarının;
- Gelir vergisi mükelleflerinde, hesap döneminin ilk ayını takip eden dördüncü ayın 10’uncu günü sonuna kadar (Normal hesap döneminde Mayıs ayının 10’uncu gün sonu),
- Diğer mükelleflerde hesap döneminin ilk ayını takip eden dördüncü ayın 14’üncü günü sonuna kadar (Normal hesap döneminde Mayıs ayının 14’üncü gün sonu),
- Kapanış onayı yerine geçen hesap döneminin son gününe ait e-Defter ve berat dosyalarının;
- Gelir vergisi mükelleflerinde gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 10’ uncu günü sonuna kadar (Normal hesap döneminde Nisan ayının 10’uncu gün sonu),
- Diğer mükelleflerde kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayı takip eden ayın 14’üncü günü sonu kadar (Normal hesap döneminde Mayıs ayının 14’üncü gün sonu),
oluşturulması, NES veya Mali Mühürle zaman damgalı imzalanması/onaylanması ve bu defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulamasına yüklenmesi suretiyle berat dosyalarının Başkanlıkça onaylı halinin alınması zorunludur.
Sonuç
5 ve 6 Sıra No.lu Tebliğler ile Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:1)’nde değişiklikler yapılmıştır.
Yazımızda, yapılan değişiklikler sonrasında ortaya çıkan yeni sistem hakkında okuyucuya bilgi verilmiş, Genel Tebliğin 4.3.4 numaralı fıkrası ayrıntılı bir şekilde açıklanmıştır.